Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Girona Softwareentwicklung und Vertriebsgesellschaft mbH (nachfolgend „wir“) im Rahmen des Dienstes ChatDecoder personenbezogene Daten verarbeitet. Da über ChatDecoder besonders sensible Kommunikationsinhalte (WhatsApp-Chatverläufe und Sprachnachrichten) verarbeitet werden, legen wir besonderen Wert auf Transparenz.
1. Verantwortlicher
Girona Softwareentwicklung und Vertriebsgesellschaft mbH
Machnower Str. 21, 14165 Berlin
E-Mail: office@girona.de
Telefon: 030. 60 988 79 70
Weitere Angaben finden Sie in unserem Impressum.
2. Grundsätze der Verarbeitung Ihrer WhatsApp-Daten
Die Verarbeitung Ihrer hochgeladenen Chatverläufe und Sprachnachrichten folgt festen Grundsätzen, die über die gesetzlichen Mindestanforderungen der DSGVO hinausgehen:
- Zweckbindung: Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen angeforderte Analyse (Transkription, Sentiment-/Gesprächsanalyse, Chronologie, „Ask your Chat“) zu erstellen.
- Kein KI-Training: Ihre Chatinhalte werden nicht verwendet, um KI- oder Sprachmodelle zu trainieren – weder unsere eigenen noch die unserer Verarbeitungspartner.
- Sofortige Löschung der Rohdaten: Die von Ihnen hochgeladene Export-Datei sowie enthaltene Audiodateien werden unmittelbar nach Abschluss der Verarbeitung aus unseren temporären Speichern gelöscht.
- Verschlüsselung: Die Übertragung erfolgt ausschließlich über TLS/HTTPS-verschlüsselte Verbindungen. Analyseergebnisse werden verschlüsselt gespeichert.
- Löschung auf Wunsch: Sie können gespeicherte Analyseergebnisse jederzeit selbstständig in Ihrem Konto vollständig und unwiderruflich löschen.
3. Welche Daten wir verarbeiten
| Datenkategorie | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Kontodaten (Name, E-Mail, Passwort-Hash) | Registrierung, Login, Vertragsabwicklung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Hochgeladene Chat-Exporte (Text & Audio) | Transkription und Analyse gemäß Ihrer Anforderung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Analyseergebnisse | Bereitstellung, Speicherung und Export der Ergebnisse in Ihrem Konto | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Zahlungsdaten | Abrechnung des Guthaben-/Credit-Systems | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO |
| Nutzungs- & Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Browsertyp) | Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse der Website | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
Sofern in Chatinhalten Angaben Dritter (z. B. Ihres Chatpartners) enthalten sind, verarbeiten wir diese im Rahmen der von Ihnen beauftragten Analyse. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie zum Hochladen von Chatverläufen, an denen Dritte beteiligt sind, berechtigt sind (z. B. im Rahmen eigener Kommunikation oder mit Einwilligung der Beteiligten bzw. auf gesetzlicher Grundlage, etwa bei beruflicher Nutzung durch Anwält:innen oder Mediator:innen).
4. Transkription & KI-gestützte Analyse
Zur Umwandlung von Sprachnachrichten in Text sowie zur inhaltlichen Analyse setzen wir spezialisierte Transkriptions- und KI-Dienste ein. Diese werden ausschließlich im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO eingebunden. Eine Nutzung Ihrer Daten zu Trainingszwecken durch diese Dienste ist vertraglich ausgeschlossen. Details zu eingesetzten Auftragsverarbeitern erhalten Geschäftskunden auf Anfrage in unserem AVV. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung können Sie hier als Muster zur Prüfung herunterladen: AVV ChatDecoder (PDF). Geschäftskunden können den Vertrag anschließend mit ihren eigenen Daten hier personalisiert erstellen.
5. Speicherdauer
Rohdaten (Original-Exportdateien, Audiodateien) werden unmittelbar nach der Verarbeitung gelöscht. Analyseergebnisse verbleiben verschlüsselt in Ihrem Konto, bis Sie diese selbst löschen oder Ihr Konto kündigen. Nach Kündigung werden alle Ihre Daten innerhalb der gesetzlichen Fristen vollständig gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtlich für Rechnungsdaten) entgegenstehen.
6. Zahlungsabwicklung
Zur Abwicklung von Guthabenaufladungen setzen wir externe, PCI-DSS-zertifizierte Zahlungsdienstleister ein. Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendaten) werden ausschließlich vom jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet und nicht auf unseren eigenen Servern gespeichert.
7. Hosting & Serverstandort
Unsere Server und die Ihrer Auftragsverarbeiter befinden sich in Deutschland bzw. der Europäischen Union. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR findet nur statt, sofern ein angemessenes Datenschutzniveau (z. B. durch EU-Standardvertragsklauseln) sichergestellt ist.
8. Cookies & Website-Analyse
Unsere Website verwendet technisch notwendige Cookies, um Kernfunktionen (z. B. Login-Sitzungen) bereitzustellen. Darüber hinausgehende Analyse- oder Marketing-Cookies werden nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung gesetzt. Sie können Cookies jederzeit über Ihre Browser-Einstellungen verwalten oder deaktivieren; die Funktionsfähigkeit der Website kann dadurch eingeschränkt sein.
9. Ihre Rechte
Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten, insbesondere jederzeitige vollständige Löschung Ihrer Analyseergebnisse (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, z. B. der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an office@girona.de. Die Löschung Ihrer Analyseergebnisse können Sie zudem jederzeit direkt in Ihrem Konto vornehmen.
10. Keine automatisierte Einzelentscheidung
Die von ChatDecoder erstellten Analysen dienen ausschließlich Ihrer eigenen Information und Entscheidungsfindung. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die für Sie oder Dritte unmittelbare Rechtswirkung entfaltet.
11. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen, darunter Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Als langjähriger Softwarepartner der öffentlichen Verwaltung orientieren wir uns an hohen Sicherheitsstandards. Bitte beachten Sie, dass die Datenübertragung im Internet grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen kann; ein lückenloser Schutz ist nicht in jedem Fall garantierbar.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Rechtslage, der Technik oder unserer Verarbeitungsprozesse dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte, aktuelle Fassung.
Stand: September 2026